La Comunicación Organizacional en los Tiempos de Internet

Desde que existen las grandes organizaciones, ha surgido la pregunta por cómo administrar y mejorar un tema complejo como son las comunicaciones en la empresa, tanto a nivel interno como externo. Algunos dirán que el límite entre estos niveles es ilusorio y que para el comunicador organizacional tanto los públicos internos como externos se cruzan permanentemente por lo que es necesario tener una estrategia integrada de comunicación.

Sin embargo, en los últimos quince años las organizaciones han hecho aún más permeable la membrana entre el mundo interior y exterior con la aparición de Internet. Los correos electrónicos van y vienen, entran y salen con una facilidad nunca antes vista. Las empresas han tenido que adaptarse rápidamente a la revolución de la información y quedan muchos temas pendientes que la velocidad de los sucesos ha olbigado a postergar. La Comunicación Interna ha tenido que agregar al memorándum, el diario mural, el boletín interno y los videos corporativos, el correo electrónico, las Intranets, las Extranets, los Workflow, entre otros sistemas.

La respuesta al cómo equilibrar los soportes no es fácil. No existe fórmula fija que dictamine la dosis precisa. Lo cierto es que así como la TV no mató a la Radio, e Internet no mató a la TV, los medios tradicionales de comunicación en las organizaciones no se verán reemplazados por el mundo digital. Adaptación y complemento son las palabras claves: unos medios potencian a los otros, formando un complejo tejido comunicacional que es necesario administrar con visión y estrategia.

niveles de la comunicación organizacional según sus públicos.

En la delimitación de los públicos se encuentra las división de niveles para todos los tipos de comunicación organizacional.
Desde las teorías de contextos o de campos de la comunicación (asignatura de teorías ) se pueden establecer los siguientes niveles de comunicación:

comunicación intraorganizacional, tanto referidas a las comunicaciones interpersonales como a la comunicación en grupos reducidos (gestión de nano o microinformaciones).
información organizacional (interna y en ciertos asuntos también externa) que responde a la necesidad y obligación de informar a sus miembros o socios. Igualmente le corresponde atender a las demandas o contestaciones de sus públicos directos. La atención a los públicos indirectos o sostenedores (stakeholders) de algunas tareas y fines organizativos señala la vigencia y vitalidad de la organización. La evaluación de esta comunicación periférica aporta los principales parámetros de relevancia y servicio organizacional (mesocomunicación: acoge desde acciones de relaciones públicas hasta la información temática o experta en medios públicos)
comunicación institucional o corporativa (de alcance interno y externo simultáneamente): orientación de la información pública de la organización para gestionar y evaluar las comunicaciones subsiguientes generadas. Esta dimensión pública de la organización puede tener un alcance global a través de redes. La vinculación de la información de futuro (en la planificación) no debe seguir exclusivamente las directrices organizacionales ni las agendas de los medios de comunicación relacionados con la actividad de la organización. Un escenario de comunicación global exige también cierta conexión con los observatorios de tendencias relacionadas con la actividad organizacional.
Las variables de actividad y de participación de los públicos en Internet pueden utilizarse como medida de la calidad de la comunicación desde el punto de vista de los contenidos o los símbolos compartidos en esas comunicaciones. Así en cada uno de los niveles la creación de contenidos y la crítica son indicadores de una comunicación superior a la recepción pasiva o simple información de los mensajes organizacionales.

La Comunicación Organizacional en la sociedad global

El análisis de las condiciones que prevalecen en el entorno global nos permiten detectar nuevas necesidades de las organizaciones, en cuya satisfacción juega un papel protagónico la comunicación.
Más allá de la consideración genérica de que la comunicación es un elemento indispensable para el funcionamiento de las organizaciones -pues haciendo una analogía con el cuerpo humano ésta equivale al sistema nervioso de las mismas-, la comunicación se ha integrado formalmente a las empresas o instituciones como una función con propósitos bien definidos que responden a necesidades específicas derivadas de los retos que enfrentan las organizaciones en el contexto de la globalización.
Las funciones son el agrupamiento de actividades que se llevan a cabo en la empresa o institución con un fin común, relacionado siempre con la consecución de los objetivos de las mismas. La comunicación coadyuva a la integración de las organizaciones y propicia la sana convivencia entre ellas y las entidades que constituyen su entorno de relación. Éste es uno de los retos mayores para empresas e instituciones que deben desarrollar sus actividades en el contexto de una sociedad en la que cada vez es más evidente la necesidad de apoyo por parte de quienes circundan a una organización.
El análisis de las condiciones que prevalecen en el entorno global nos permiten detectar nuevas necesidades de las organizaciones, en cuya satisfacción juega un papel protagónico la comunicación.
El avance de la democracia, a pesar de sus imperfecciones, ha dejado atrás la toma de decisiones por parte de los miembros de los partidos políticos en el poder y ahora hace partícipes en la misma a representantes de diversas tendencias políticas, que deben ser conscientes de la trascendencia de sus actos. Para ello se hace necesaria la labor de cabildeo entre quienes inciden en la toma de decisiones para garantizar que éstas últimas se basen en un conocimiento profundo de las implicaciones que tienen tanto para las empresas o instituciones involucradas como para la sociedad. El comunicador organizacional debe realizar en forma sistemática una labor de cabildeo con todas aquellas personas involucradas en los procesos decisorios que afectan a la empresa o institución con fines esencialmente preventivos.
Cambio cultural
Otro gran reto que enfrentan las empresas e instituciones de la globalización es el cambio cultural para encarar un entorno de competencia mundial. No es lo mismo competir en mercados domésticos que en los globales. Las organizaciones deben desarrollar su receptividad a las alianzas y a los procesos de reconversión y de institucionalización, así como volcar a cada uno de sus integrantes en un esfuerzo permanente para la detección y satisfacción de las necesidades de los clientes, como condición indispensable para preservar la competitividad de las mismas. Estos cambios deben darse en toda la organización, no sólo en los niveles directivos. Para ello es indispensable la labor permanente del comunicador organizacional.
Pero el cambio cultural que requieren las empresas e instituciones de la globalización va más allá. Es un imperativo desarrollar una nueva óptica de las relaciones laborales. Tanto accionistas como directivos y colaboradores de todos los niveles deben ver a la organización como una unidad productiva en la cual todos juegan un papel para preservar su existencia en un entorno cada vez más competido. Es menester dejar atrás los enfrentamientos entre patrones y colaboradores para, en un contexto de equidad, poner como prioridad la competitividad de la empresa o institución como condición indispensable para la subsistencia de la misma y obviamente para la preservación de las fuentes de empleo de quienes en ella participan.
El comunicador organizacional tiene frente a sí el gran reto de promover el cambio a la nueva cultura laboral y hacer conciencia en todos los colaboradores sobre la importancia del uso racional de los recursos de la empresa como condición indispensable para conservar la competitividad.
Ante la competencia global, la necesidad de posicionamiento para las empresas e instituciones se hace evidente. Cuando se compite con organizaciones de todo el orbe es necesario crear una identidad y construir en torno a ella una reputación corporativa la cual, por cierto, suele convertirse en una ventaja competitiva para las empresas, en un contexto en que las ventajas competitivas tradicionales, como la calidad, el precio y los canales de distribución, se han convertido en commodities.
El comunicador organizacional debe señalar esa necesidad, así como desarrollar todos los elementos de identidad institucional, acordes con la filosofía y cultura de la empresa o institución, y luego hacer que estos permeen en la misma y se utilicen de manera sistemática para construir a partir de ellos una personalidad institucional, que servirá como punta de lanza para la conformación de la reputación corporativa.
La reputación corporativa se construye a partir de elementos filosóficos y de identidad institucional que transmitan eficientemente la personalidad de una organización. Sin embargo, estos mecanismos de comunicación sólo son parte de los elementos perceptibles de una entidad. La reputación corporativa se construye permanentemente mediante la interacción cotidiana entre los integrantes del organismo y sus interlocutores: clientes, proveedores, autoridades gubernamentales, vecinos de la zona, etcétera. La reputación corporativa es producto de las acciones de los miembros de una organización y de los mensajes que difunde a través de sistema de su comunicación institucional.